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介護施設での業務改善の方法とは？見直しポイントや成功事例もご紹介
介護施設では、人手不足や業務効率の悪さに悩んでいる場合が少なくありません。業務効率が悪いままの場合、介護現場のサービスの質を向上させるのが難しくなります。
本記事では、介護施設で業務改善を行う目的や必要性、取り組みによって得られるメリットなどを解説します。介護施設の業務改善につながる具体的な方法や見直しのポイント、業務改善に成功した施設の事例も紹介しているので、合わせて参考にしてください。記事を読み終える頃には、介護施設での見直すべきポイントや取り入れたい業務改善のヒントが見つかります。
介護施設の業務改善を行う目的と必要性
介護施設で業務改善を行う目的は、より質の高い介護サービスを提供することです。質の高い介護サービスを提供できれば利用者の満足度を向上できる上に、他の介護施設との差別化が図れます。
介護サービスは、高齢社会に伴い特に高齢者が多く住む地域からのニーズは高く、将来性のある業界ですが、一方で質の高い介護サービスを提供することが難しくなっている現状もあります。要因の一つは、介護業界で慢性的な人手不足に悩まされているためです。また、従業員の定着率が低く、質の高い介護サービスを提供するために必要な人員を確保できないことが挙げられます。
介護施設でデジタル技術を活用した業務の見直しは進んできていますが、従来から続く非効率な方法で業務を行っている施設も少なくありません。人員不足の中でも、介護サービスの質の向上を図るために、介護施設では効率化に向けた業務改善の必要性が高まっています。
介護施設の業務で抱える悩み
介護施設では、業務に関するさまざまな悩みを抱えています。主な悩みとして挙げられるのは、業務効率化ができていない点や離職率が高く人手不足を招いている点です。ここでは、介護施設で業務改善すべきポイントを詳しく解説します。
業務効率化ができていない
介護施設が抱えている悩みとして、業務効率化が実現できていないことが挙げられます。介護業界では、紙ベースでの情報共有が日常的に行われており、事務作業に時間がかかる傾向にあります。例えば、デジタルに切り替え、介護者の情報を記録できるアプリなどを活用すれば、クラウド上で保存が可能です。PCやスマホ操作で確認ができれば、膨大な保存書類の中から必要書類を探す手間を省け、業務効率化しやすい環境を目指せるでしょう。
その他にも、時間がかかる業務の一つとして介護食の調理・加工が挙げられます。介護食は食材を刻む、じっくり煮込んでやわらかくする、飲み込みやすいように加工するという工程が増えるため、普通食を調理するよりも時間がかかります。そのため、湯煎や冷蔵解凍をして手間を省ける介護食サービスも増えてきています。
このように、介護施設では事務作業や介護食の用意といった業務をこなしながら、質を落とさずに効率的な介護サービスを提供することが大きな課題になっています。
離職率が高く人手不足
介護業界の従業員の離職率は高く、人手不足の悩みを抱えている介護施設は少なくありません。従業員の離職率を下げるためには、従業員が「長く働きたい」と考えるような魅力のある労働環境を実現することが重要です。労働環境の改善に取り組むためには、既存の従業員から定期的なヒアリングを行い、問題点の洗い出しや改善策を実践していく必要があります。
たとえば、早期離職の人数が多い場合は、OJTを実施して上司・先輩から後輩へ現場で必要な知識やノウハウを学ばせるのも一つの方法です。働きやすさを改善することで職場環境に不満を持つ従業員が減れば、人材の定着率や職員満足度の向上が期待できます。
介護施設で業務改善をするメリット
介護施設で業務改善を実施した場合、従業員の離職率も改善できる可能性が高まります。業務改善で得られるメリットは他にもあります。主なメリットは以下のとおりです。
- 従業員の負担が減る
- 採用・教育コストを削減できる
- コミュニケーションが活性化する
- 組織力が高まる
- 利用者に対するサービスの質が向上する
それぞれのメリットについて詳しく見ていきましょう。
従業員の負担が減る
先述のように、業務のデジタル化が進めばシステムに入力したデータに基づいた介護サービスを提供できる上に、業務効率化を図りやすい環境を整備できます。DX（デジタルトランスフォーメーション）の推進は介護業界だけでなく、他の業界でも広がっており、業務効率化を実現する企業も少なくありません。介護施設でDXを進めた場合、従来の経験のみに頼った介護ケアから脱却し、最新のテクノロジーを用いた介護ケアへ移行させることもできます。
また、デジタル化以外の面で、食事準備の際に介護食を施設内で調理するのが負担となっている場合には、調理済み食材の利用を検討するのも一つの方法です。3食全てではなく、人手の足りない朝のみ、という限定的な利用も可能です。
採用・教育コストを削減できる
介護施設の業務改善に成功した場合、従業員の採用・教育コストの削減が可能です。従業員を採用するたびに、1人当たり数十万円～100万円以上の教育コストがかかります。
業務改善を図った結果、離職率が下がり長く働き続けてくれる従業員が増えれば、採用や研修にかかるコストを減らせます。求人広告の掲載料や採用までの人件費、入社後の研修費用などが削減可能なコストの一例です。
コミュニケーションが活性化する
介護施設の業務改善を行うことで、現場のコミュニケーションの活性化につながります。離職の理由として上位に入るのが、職場内での人間関係の悩みです。人間関係がぎくしゃくする現場は円滑なコミュニケーションが取れないためにストレスが溜まりやすく、介護サービスの質が下がる傾向にあります。
たとえば、事務作業の負担を減らして従業員の気持ちに余裕が生まれれば、従業員間のコミュニケーションの改善が可能です。コミュニケーションが活性化するため、人間関係の改善やモチベーションの向上が期待できます。
組織力が高まる
従業員の定着率向上により、組織力を強化することも可能です。介護施設で長く働く従業員が増えることで一緒に働く期間が長くなると、従業員同士の信頼関係を築きやすくなります。
従業員間の信頼関係を深めることは、介護サービスの質の向上という同じ目標に向かって団結しやすくなり、組織力を向上させる上で効果的です。組織力が高い介護施設は経営基盤が強固になるため、安定した経営を行えるようになります。
利用者に対するサービスの質が向上する
介護施設の業務改善によって職場環境が整えば従業員のモチベーションが高まるため、利用者に質の高いサービスを提供することができます。サービスの質の向上は、利用者にとって喜ばしいメリットです。
たとえば、担当者に自分の特徴や趣向を理解してもらえる期間が長ければ、自分に合ったサービスが受けられます。また、担当者の顔と名前が一致することで信頼関係を築きやすくなることも利用者側のメリットの一つです。利用者の満足度が向上すれば、その家族やケアマネージャーから高く評価してもらえます。
介護施設での業務改善に重要な考え方
介護施設で業務改善をする際に重要な考え方として、以下の3つが挙げられます。
- 5S
- 3M
- PDCA
それぞれどのような考え方なのかを知ることで、介護施設での業務改善を進めやすくなるため、ぜひ参考にしてください。
5S
業務改善で重要な考え方の一つに、5Sというものがあります。5Sとは、業務改善を行う際の5つの基本的な活動を指す言葉です。5Sの活動は、以下のとおりです。
- 必要なものと不要なものを区別する「整理」
- 必要なものをすぐに見つけて取り出せる「整頓」
- ゴミがなく、きれいな状態を維持する「清掃」
- 整理・整頓・清掃を定期的に行って衛生的な状態を保つ「清潔」
- 清潔な習慣化を図るための「躾（しつけ）」
上記5つの頭文字Sを取って、5Sといいます。5Sに取り組む上で大切なのは、整理・整頓・清掃を徹底してやることです。整理・整頓・清掃を徹底してやるためには、時間や労力を確保する必要があります。清潔で、きれいな状態を維持し、習慣化するためのノウハウを学び、介護施設に取り入れることをおすすめします。
3M
3Mとは、ムリ・ムダ・ムラの頭文字Mをとった言葉で、業務内容や役割の見直しなどに役立つ考え方です。3Mは単に不要な業務を減らすだけではなく、業務負担のばらつきを解消し、業務効率化を図る目的があります。3Mを実践することで、過度な業務を負っている特定の従業員の負担を軽減することも可能です。
介護施設における3Mの例を紹介します。「ムリ」は従業員に対する過度な負担を表しており、経験値の低い従業員に1人で夜勤をさせることが挙げられます。「ムダ」は省力化が可能な業務のことで、同じ記録を複数の記録簿に転記する事務業務がその一例です。「ムラ」は業務のばらつきを表し、人によって作業の進め方が異なる、従業員間の業務量に開きが出るなどの例があります。
PDCA
PDCAとは、さまざまな場面の改善活動で取り入れられている業務改善の考え方です。PDCAは、以下の4つの言葉から頭文字を取った造語です。
- Plan（計画）
- Do（実行）
- Check（評価）
- Action（対策・改善）
PDCAはPlan・Do・Check・Actionの順番に行うことから、PDCAサイクルとも呼ばれています。PDCAを循環させて業務を円滑に進めることで、サービスの質を向上させる効果が期待できます。
介護施設でPDCAを導入すれば業務効率が低い原因を突き止められるため、対策を立てて業務改善を進めることが可能です。また、PDCAは介護施設の経営計画を立てる際に役立つため、業績の改善や目標の達成によい効果をもたらしてくれます。
まずは業務に改善余地があるかチェックしよう
介護施設で業務改善の余地があるかを確認するためのポイントをまとめました。
- 1.ICT（Information and Communication Technology）ツールを導入している
※ICT：情報通信技術のこと。スマホやPCなどの通信技術を活用したコミュニケーションのことを指す
- 2.従業員向けにICTツールの操作マニュアルを作成している
- 3.ICTツールを活用し、シフト作成や従業員間の連絡がスムーズに行えている
- 4.定期的な会議を開催し、多職種間の連携がとれている
- 5.記録の転記を必要最小限に抑え、現場が整理整頓されている
- 6.従業員が業務改善を提案できる環境・仕組みが整っている
- 7.ムリ・ムダ・ムラの業務や会議がなく、現場の業務を把握している
- 8.従業員は十分な休憩をとれている
- 9.従業員の残業を減らすことを意識したマネジメントが行われている
- 10.入社3年以内の従業員の離職率を把握している
上記のチェックリストで該当しないところは、業務に改善の余地があるといえます。PDCAを活用して業務改善につなげましょう。
介護施設での具体的な業務改善方法
介護施設で業務改善をする際は、新しい方法を取り入れる前に既存の業務内容や役割の見直しから始め、業務の再構築を図ります。介護施設で業務改善をする場合は、以下の手順に沿って進めるようにしましょう。
- 業務プロセスの洗い出し
- 業務の役割分担を明確化
- 業務内容やフローの再検討
- OJTの仕組みづくり
上記の手順に沿って具体的な進め方を解説します。
業務プロセスの洗い出し
介護施設で業務改善を進めるためには、まず業務プロセスを洗い出して見える化することが重要です。従業員からヒアリングを行って業務プロセスを見える化することで、業務改善が必要な業務や現場の状況を把握するのに役立ちます。
具体的には、介護現場の日々の業務を時系列に並べて洗い出しを行います。業務の洗い出しをする際は、工数の単位を統一して分かりやすくすることが重要です。また、作業内容や手順も具体的に書き出しておきましょう。
業務の役割分担を明確化
業務プロセスの洗い出し後は、それぞれの役割分担を明確にしていきます。業務の役割分担を明確化する上で、業務にかかわる従業員に共通の認識を持たせることが大切です。従業員間で業務にかかる時間や業務負担の差が大きいと不満を溜めやすくなり、離職につながるおそれがあります。
特定の従業員の業務負担が大きくなるのを避けるためにも、業務にかける時間や役割分担などの基準を設定しておきましょう。また、ICTツールの導入を検討している場合は、人がすべきこととデジタル技術やITサービスに任せることを選別しておきます。選別を済ませておけば、後述する業務フローの見直しがしやすくなります。
業務内容やフローの再検討
業務の役割分担を明確化した後は、既存の業務内容やフローの見直しを行います。具体的には、既存の業務の中で今後も続けていく必要があるのか、業務内容が従業員の特性やスキルに合っているのかなどの視点を持って再検討します。
たとえば、前任者から引き継ぎされた業務をそのまま続けている場合、その業務の中に不要な作業が含まれているケースもめずらしくありません。既存の業務が当たり前だと考えずに、その業務は必要か不要か、他の方法を取り入れることで効率化できないかなどを検討しましょう。また、担当者しか分からない業務が発生しないように、業務マニュアルを作成しておくことも大切です。
OJTの仕組みづくり
OJTを導入する場合は、仕組みづくりに力を入れる必要があります。OJTは上司や先輩が後輩を指導する人材育成方法の一つですが、教え方を統一していないと教育者によって教育内容や指導方法にばらつきが出てしまいます。
教え方にばらつきが出るのを避けるためには教育者を集めて研修を行い、教育内容や指導方法を統一することが重要です。OJTの実施によって組織の理念や行動指針を落とし込むことで、イレギュラーな事態が発生しても自律的な行動がとれる人材を育成できるようになります。
介護業務を改善する上での注意点
介護施設で業務改善をする際の注意点は、従業員に負担をかけすぎないことです。業務改善を行う目的は、従業員が働きやすいと考える職場環境を整備し、利用者に提供する介護サービスの質を向上させることにあります。業務の洗い出しをさせるために残業を強いることは従業員の業務負担を増やし、ストレスや不満につながります。業務改善が目的にならないように、従業員や利用者の視点に立って改善策を検討しましょう。
また、利用目的や効果を考慮せずにツールやシステムを導入しても業務改善につながらない場合があります。たとえば、操作が複雑なツールを導入したために、作業にかかる時間が増える、利用してもらえないなどの場合は、ICTの導入そのものが失敗する可能性が高まります。
介護施設における業務改善の具体例
ここでは、ICT機器の導入やグローバルキッチンの「まごの手キッチン」を利用して調理済み食材を導入し、業務改善に成功した事例を紹介します。まごの手キッチンを利用して業務改善をした事例では、介護食サービスを利用した2つのケースを紹介しているため、これから介護施設での業務改善を検討している方はぜひ参考にしてください。
例1 ICT機器の導入
介護施設で業務改善をする方法として、ICT機器の導入が挙げられます。ICT機器とは、ICT（情報通信技術）を活用したタブレット・スマートフォンなどの端末やソフトウェアのことです。
ICT機器の導入により、業務効率を向上するというメリットがあります。ソフトウェアを導入すれば、利用者の基本情報や実施しているケアの記録などの情報共有に便利です。また、ICTツールやシステムと連携させたタブレットやスマートフォンを活用することで情報共有がしやすくなるため、従業員間のコミュニケーションを活性化できます。
例2 介護食サービスの導入
介護施設で食事を作っている場合は、介護食サービスを導入するのも一つの方法です。介護食づくりは時間や労力がかかるため、従業員の業務負担が大きくなりやすい傾向にあります。
調理済み介護食を導入すれば、普通食を刻む、ミキサーにかける、とろみ剤を混ぜるという調理・加工の手間を減らすことが可能です。適切な介護食サービスを導入することができれば、利用者に満足してもらえる食事を提供しながら、従業員の労働環境や業務負担を改善できます。
福岡県の有料老人ホームの事例
こちらの事例では、グローバルキッチンの「まごの手キッチン」を導入する前に、調理をする従業員のシフト調整や献立作成にかかる負担が大きいという課題がありました。そこで専属の調理員を採用したものの、急な欠勤があった際のシフト調整に悩んでいたようです。また、1週間似たようなメニューが続いてしまったり、といったことも改善したいと考えておられました。一方で、手作りから調理済み冷凍食材への検討をする際には、変更に抵抗感があった従業員の方もいたようです。
しかしまごの手キッチンの導入後は、食事の調理・加工にかけていた時間や労力が削減され、シフト調整と運用の手間を軽減させることに成功しました。まごの手キッチンの食事は美味しい上に低価格で導入できるため、コストパフォーマンスに優れていると従業員の方に評判です。
神奈川県のグループホームの事例
こちらの事例では、食事の調理行程が複雑なため苦労があったといいます。食材や料理によって異なる調理方法に対応する必要があり、手間がかかることが課題でした。また、市販の調理済み商品の質に不満があったため、手作りから市販品に切り替える考えはなかったようです。
まごの手キッチンの導入後は、湯煎や冷蔵庫で商品を解凍するだけのため調理の手間を削減することに成功しています。まごの手キッチンの商品は品質が安定しており、調理したばかりのような匂いと美味しさに驚く従業員も多かったそうです。特に、市販の魚料理は生臭みが出やすい傾向にありますが、まごの手キッチンの魚料理は湯煎しても生臭くなく利用者に美味しく味わってもらうことができます。他にも麺がくっつきにくく、味が均等になりやすい麺料理は調理が楽と従業員の方に好評でした。
補助金を活用しよう
介護施設が利用できる補助金制度を紹介します。まずは介護職の人材採用と人材育成に活用できる補助金制度は以下のとおりです。
- 業務改善助成金
- キャリアアップ助成金
業務改善助成金は中小企業と小規模事業主を対象にしており、事業場内の最低賃金を引き上げる際に助成金を受け取れる制度です。キャリアアップ助成金は事業場内のキャリアアップの促進を図るための助成金です。次に、介護機器の導入やICT化に活用できる補助金制度を紹介します。
- ICT導入支援事業補助金
- 介護ロボット導入支援事業補助金制度
ICT導入支援事業補助金は、介護ソフトやタブレット端末などの導入支援を行うための補助金制度です。介護ロボット導入支援事業補助金制度は介護ロボットを普及させ、介護施設の従業員の負担軽減を図る目的で運営されています。介護施設の新規開業を検討している場合は、雇用機会の拡大や地域の活性化を目的に運営されている「事業継承・新規開業支援補助金」を利用することも可能です。
介護食サービス「まごの手キッチン」
介護施設で食事の調理に手間がかかっている場合は、グローバルキッチンの「まごの手キッチン」の利用がおすすめです。まごの手キッチンの調理済み冷凍食材は、湯煎や冷蔵解凍するだけで手軽に美味しい食事づくりができます。リーズナブルな価格設定のため、必要なときに必要な分を注文するのも一つの方法です。
まごの手キッチンの商品を利用すれば、短時間で安心安全な食事を少人数で提供できます。そのため、調理にかけていた人件費や水道光熱費の大幅な削減が可能です。毎月の献立は栄養の専門家である管理栄養士が作成しているため、似たような献立を避けるように工夫する手間からも解放されます。まごの手キッチンについて、より詳しく知りたい方は以下の「選ばれる理由」のページをご覧ください。
業務改善をして働きやすい職場環境を実現しよう
介護職の離職率の高さや慢性的な人手不足が課題とされる介護業界では、業務改善の必要性が増しています。介護施設での業務改善が進めば、従業員の負担軽減やコストの削減、介護サービスの質の向上などのメリットが得られます。手間がかかる調理行程を改善したい場合は、グローバルキッチンの「まごの手キッチン」の導入がおすすめです。
まごの手キッチンを利用すれば、調理が簡単かつ、見た目がきれいで美味しい介護食を利用者に提供できます。リーズナブルな価格設定も魅力の一つです。また、豊富なメニューを用意しているため、献立を作成する手間を減らせます。
まごの手キッチンでは、高齢者施設で提供する食事や介護食を検討されている方向けに無料サンプルを送付しています。介護施設職員の方や経営者の方は一度お試しください。
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